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发布时间:2021-04-25 14:18:11
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【炼金秘籍】带你Get汇报技巧


本月秘籍传送

▼▼▼

主动汇报与否,真的能说明责任感吗?


ONE


经常主动汇报,却把决定权推给上司型

@玲玲


玲玲大学一毕业就进了公司,对待工作十分认真,但每每遇到升职评优都没有她。找到人事后,人事回复说,虽然玲玲经常主动找领导沟通工作,但实际上都是因为自己怕做错,把一些需要她自己做决定的事,推到领导身上,说白了这是偷懒的表现。


而没有决策力这一点,让玲玲无法胜任领导一职。


经常主动汇报,非常琐碎,不懂轻重缓急型

@小政


市场部要求小政采购物料,期望5天内能够拿到。这五天内小政时不时找到领导汇报工作内容,什么预算多少啦,商家怎么说的啦,进度多少啦之类的琐事,结果令上司很头痛。他的汇报事无巨细,没有次序,使人听的又费劲又费时间。


领导强调讲重点,可小政却担心如果事情说不全面,会让领导以为他不负责任。


经常主动汇报,重要节点型

@Nancy


Nancy是互联网大厂的新锐员工,深得领导器重,重大项目经常交由她处理,是团队的核心人物。每一次会议文件定下的事情,她都能及时跟踪并落实,并及时做出反馈。她会定期向领导汇报工作进度,工作成效,预计可能出现的问题及解决方法。


每次汇报,领导能够快速了解项目进度,提高了效率,节省了不少时间。未来三五年,领导有意把Nancy重点培养。


不请示汇报,能搞定一切型

@王明

30多岁的王明担任公司行政经理职位,十多年的打拼令他有充足的底气和经验。不论是内外联还是公司内部文化建设,在他手中,几乎没有出现过重大失误。而且他策划过的重大活动,让公司文化更加充实。

领导非常相信他,几乎不需要王明请示汇报,全权交由他负责,并且只看最终结果,每次都不会失望。


不请示汇报,干不对也不交流型

@花花

花花是行政小白,脑子快,想法多,她认为,太频繁找领导询问是无能的表现,喜欢一个人默默做事。有一次,对外联系中,因为她没有请示汇报,导致上情不下达,下情不能上报,白白浪费了时间,吃力不讨好。

私下领导批评她说,做事要灵活,不要死板,更不要耽误大家的时间。

总结

看了这几个例子,我们发现,有的人主动汇报,有责任心,但结果不一定好;有的人从不请示汇报,有责任心,但结果是好的。事实上,是否主动汇报,无法说明一个人有没有责任心,关键是我们真正能够和领导沟通到位,把事情做得漂亮。


汇报中,领导真正在意的是什么?


TWO

电影《实习生》本·惠科特是一位高龄老人,机缘巧合下来到了朱尔斯·奥斯汀的公司当起了一名实习生。一开始这位老人并没有得到重用,被安排了许多没有挑战,琐碎的事情。
但本给朱尔斯当司机的时候,善于把握时机,主动让老板知晓工作上被忽略的事情,让老板对项目有了更全面的认知和把握。从而本帮助朱尔斯的公司走向正规,帮助朱尔斯成长,最终成为朱尔斯的好伙伴。



其实,在领导心里,汇报的主动与否并不是界定“责任心”的标准,而是让领导能够对事情有“掌控感”。要你给他结果,而不是他找你要结果,更不是他找你要结果,你还没反馈。

所以,对于汇报工作,领导真正在意的是以下几点:
(1)是否遇到了问题,问题多大,是否可控。对于领导来说,他会更注重工作中的风险,要是风险可控,那么就意味着有办法解决。

(2)是否有对应的解决方案,最好有几个备用方案可以让领导选择。遇到问题不可怕,但没有合理的解决方案才令人头大,员工首先要学会为领导分忧,而不是制造麻烦。

(3)拿到方案后,领导只需要简单地判断,叫停还是继续推进,选择A方案还是B方案,这是领导的职责。

(4)职场中,领导雇人是来解决问题的,他们看重员工处理问题的态度和能力,如果不能,恐怕就要在领导心里扣分了。



如何正确汇报?


THREE

知晓领导的看重点,我们还需要掌握汇报的正确姿势,我给大家整理了一份汇报指南,可以帮助大家快速上手,避免踩坑。

A.汇报对象

要分清汇报对象,不是所有的领导都需要我们汇报。

牢牢记住,跟我们工作直接挂钩的是交代你工作的人,一般是直接上司,工作完了可以主动汇报;

领导的领导,可以定期汇报,挑重点、亮点汇报;

掌握你升职加薪命脉的人,部门负责人或者考核负责人,这个一般是被动汇报,随时要有所准备。

以上这些人能帮助我们更好地改进工作,在公司立足。

B.汇报形式

在汇报形式上也要注意,小事可以单独汇报,这样做的好处是,与领导直接沟通,刷一波印象分,增强存在感。遇到大事情要在集体开会时汇报,或者邮件抄送所有人,让所有参与人员知晓工作内容,如果遇到不太好处理的事情,则要提前跟领导打招呼,提前应对。

C.汇报时间

很多人汇报的时候往往不注意时间,或早或晚都影响这件事情上领导对我们的看法。而最好是早于领导预期内汇报,能够突显我们的积极性。另外要掌握汇报关键时间节点,如同上文的Nancy,给领导足够的知情权。同时还要注意,多人负责的项目要及时汇报,避免信息不同步。

D.避免5个雷区

◎没有主线,想到哪说到哪,东一榔头西一棒槌,讲了半天都讲不到重点上,这会浪费领导宝贵的时间,让领导认为你不能胜任这个岗位。

◎层次混乱东拉西扯,把原因当结果,领导问你这件事为什么没做成功?你说下次我需要继续努力。汇报最好简洁明了,没有要说的就不必强凑,给人以虚伪的感觉。

◎不接地气假大空,说一些官话,套话,一问解决办法,就说戳痛点、引共鸣、提升格局这些虚头巴脑的表述,一点都不落地。

◎没有总结,洋洋洒洒地从项目开始到结束,全部都说出来。其实汇报完可以用1234把重点总结出来,使汇报有条理,增加印象分。

◎吹牛:最忌讳一点成绩夸成花,把问题夸成成绩,是摸鱼还是认真做事,领导一目了然。

E.汇报技巧

这里也给大家总结了非常实用的汇报技巧,可以直接套公式,只要掌握了这几个技巧,从此汇报让领导刮目相看。


01

331结构

开头30秒,说事情的结论,接着3分钟,告诉领导你遇到的问题,最后10分钟,把你未来的打算、需要领导提供的资源说清楚,向领导进行请示。

例如:XX项目工期进度不能按时完成,主要是因为XX(问题和原因),我们部门针对这个情况做了一个预案,我们从XXX方面开始(打算),其中如果要达到XX效果,我们需要向您再申请资金50万(需求),您看是否可行?

02

黄金圈结构

即WHW结构。

第一个为核心圈:Why,简明目的、使命、意义。

第二层圈:How,陈述问题与方法。

第三层圈:What,描述最终达到的结果、特点。

这种结构一般适用于文字汇报,比如公司派遣你考察一个项目,你回来后整理文档,可以这样写:

这个项目是什么,有什么样的意义,落地需要解决什么样的问题,怎样做,最后项目完成后能带来什么样的效益。

03

PREP结构

P:point,观点,你的中心思想

R:reason,理由,表述2-3,不要过多

E:example,案例,经历故事过程

P:point,再次讲观点,突出重要性
这个结构适合让领导重视你的工作,比如公司决定缩减员工,而你们部门每个人都不可或缺,你可以这样说:

我们是联络各个部门的桥梁(观点),对外、对内做出了哪些贡献(理由),比如说……(案例),所以我们部门砍掉谁都不行。

04

时间轴结构

过去-未来-现在,这个结构一般适合大型汇报。

例如之前的老乡鸡营销,他们按照过去、未来、现在的结构,成功出圈,赢得了大批用户,用户既然搞清楚了公司的发展脉络,又了解到未来的大动向,信任度刷刷提升。

05

金字塔结构

问题-原因-对策-结果,当工作出现问题的时候,可以用这个结构向领导陈述。

例如:领导,之前活动线上参与人数少(问题),我们分析了以下几个原因......接下来的工作中,我们会弥补,有这几个方案(对策),我们选择XX时间段尝试了一下,发现裂变速度变快,参与人数上升(结果),我们是否可以继续延用这个措施?




结语

如何向领导汇报是一项重要技能,好的汇报方式能让我们避免让自己所作的一切都功亏一篑。

愿每个金卡人都能掌握适合自己的汇报方法,事半功倍!



编辑| 林泓妤



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